No dia 13 de maio a professora Rachel Bueno, que ministra disciplinas nos cursos de graduação e pós-graduação da FESPSP, acompanhou alguns alunos a uma visita técnica no arquivo da Justiça Federal de São Paulo. Confira o que eles acharam!Considerado de alta segurança, o arquivo da Justiça Federal é um bom exemplo de como se institui uma gestão documental em acervos de grande porte. A partir do interesse de alguns alunos, a professora Rachel Bueno que ministra a disciplina de Introdução a Organização de Arquivos os acompanhou e nos contou o seguinte:
O acervo de “autos findos” ocupa uma área de 13.000 m2, é proveniente da grande São Paulo e região metropolitana. Foi extremamente produtiva a visita, já que a maioria dos que foram nunca haviam visto um arquivo e principalmente deste porte. O ponto principal foi enfatizar a importância da Gestão Documental, pois só após a constituição de um grupo com esta finalidade específica, foi possível começar a eliminação e a racionalização do acervo.
Ainda sobre a visita, a funcionário do CEDOC da FESPSP e aluna da pós-graduação Marina Santos nos enviou os seguintes apontamentos:
O que mais me chamou a atenção: o espaço, os setores de protocolo, verificação, de recebimento, conferência, e arquivamento. Sobre o desarquivamento: o serviço de solicitação de desarquivamento chega através do sistema processual, o responsável separa os documentos registrando-os no sistema e lacrando as caixas e o transporte dos documentos é feitos pelos carros oficiais da justiça, chamados de viaturas. Uma curiosidade: os documentos não são identificados, por etiquetas ou sinalizações, mesmo assim os funcionários sabem a localização via sistema. Como? Um mistério! Medida tomada de propósito para não facilitar a localização caso haja invasão. Setor de desfazimento: espaço com 2 mil metros que recebe o mobiliário tombado, como bebedouro, terminal de consulta, máquinas de escrever, ventiladores, lixeiras entre outros. Os documentos fragmentados são doados a entidades, mesmo depois de triturados, um funcionário acompanha seu trajeto até o seu destino final.
Boa iniciativa dos alunos... E que tenhamos mais!
Notícia enviada por Rachel Bueno, Professora do curso de
Biblioteconomia e Ciência da Informação da FESPSP.
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