sexta-feira, abril 19, 2013

O trabalho com Gerenciamento Eletrônico de Documentos





Mariana Araújo, aluna de Biblioteconomia da FESPSP, trabalha com Gerenciamento Eletrônico de Documentos e explica por quê ele deve ser integrado à rotina de qualquer unidade de informação. Acompanhe:




 





GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Quando houve a necessidade de se registrar a informação, surgiu o documento, iniciou-se, portanto este processo através de tabuinhas e conforme a evolução dos suportes chegou ao conhecido e utilizado por muitos ainda hoje, o papel. O papel por si, embora seja um suporte cômodo e prático para quem o utiliza na ocorrência de grande volume, o armazenamento de tal material necessita de espaço e sua recuperação pode tornar-se lenta. 

Logo, numa realidade em que organizações vivem envoltas a processos basicamente no suporte papel, encontrou-se a necessidade em desenvolver métodos que facilitasse o nível de guarda e recuperação desses documentos já que muitas vezes a busca não era eficaz e útil, perdendo-se muito tempo.

Com isso, através da tecnologia surgiu o GED, que significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou também Gestão Eletrônica de Documentos; podemos descrevê-lo como um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar documentos em forma digital; estes documentos podem ser encontrados de diversas formas como o papel, microfilmes, filmagens, imagens, planilhas, entre tantos outros. Com o GED é possível administrar, gerenciar documentos desde sua criação até seu arquivamento e disponibilização.

O GED funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controle sob níveis de segurança, fundamental para manutenção de informações e conhecimentos de empresas.  Todos esses documentos são digitalizados em scanners especiais, depois conferidos e gravados.
Há profissionais da informação que acreditam que a informação digital seja um bom aliado, mas há aqueles que ainda pensam que possa ser um grande agente que impeça o usuário de buscar as informações na sua forma original, o que não podemos negar que hoje já é uma ação muito difícil.

Deve-se, portanto levar em consideração que há uma série de vantagens dos documentos digitais aos documentos físicos como redução dos custos de área utilizada, cópias e custos com pessoal, segurança, controle, conservação do documento original, acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente, entre tantos que agregam possibilidades de recuperabilidade de informação. Embora sendo uma ferramenta conhecida a algum tempo, é considerada uma ferramenta nova e em evolução. Portanto, nós como profissionais da informação não devemos ignorar, mas integrar tal ferramenta e aliá-la aos nossos serviços de modo a trazer maiores benefícios tanto para os serviços de informação diminuindo espaço e custo, quanto ao quê nosso usuário busca e precisa recuperar. 




Fonte: Site Amaze Informática http://www.amazeinfo.com.br/#!





Mariana Araujo Gomes – 3º semestre, noturno.
Trabalha na empresa Amaze Informática Ltda, que disponibiliza produtos como implantação de GED/ECM, Serviços de Digitalização, Treinamentos e Consultorias.
                            


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