Gestão Documental.

Documento pode ser definido pelo Michaelins (Dicionário Online de Português) como 1 Dir Instrumento escrito que, por direito, faz fé daquilo que atesta; escritura, título, contrato, certificado, comprovante. 2 Escrito ou impresso que fornece informação ou prova. 3 Qualquer fato e tudo quanto possa servir de prova, confirmação ou testemunho. 4 obsol Aquilo que ensina, que serve de exemplo. 5 Escrito oficial de identificação pessoal.

A discussão do que é documento, porém, é longa e exaustiva. Vivemos na Era da Informação, ou seja, sociedade que fornece uma quantidade exorbitante de dados em todos os lugares, horas e meios. A discussão do que é Conhecimento e Informação já foi levantada aqui, mas afinal o que é um documento?

Documento é o registro de uma informação, seja ela de modo impresso ou digital. A finalidade de seu registro é porque a informação é relevante para sua organização.

Um documento não se restringe a forma, dependendo de sua organização e acervo um documento pode ter diferentes formas. Imaginemos que estamos falando de uma cena de crime, um corpo não é somente uma prova, mas também um documento autenticado pela organização (força policial) que contém informação relevante.

                                  

A Gestão Documental é uma pratica que teve inicio em Organizações para a separação dos documentos (papelada) que as mesmas tinham, as organizando de maneira a serem encontradas posteriormente, assim como o refugo do material que não possuía mais importância.

A importância da Gestão Documental é facilmente entendida, sendo que, se pensarmos que uma Organização depende de seus documentos, que escrevem toda a sua história, sua gestão do que é relevante ou não, assim como seu acesso, seu armazenamento e sua recuperação é papel básico em seu sistema.

“A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.” (Fonte: Wikipedia)

O comentarista da rádio CBN, Carlos Julio, comenta a respeito do assunto, falando sobre o surgimento da Gestão Documental e de formas como digitalização para a incorporação dos documentos físicos ao meio eletrônico.

Ouça o comentário do comentarista aqui.

O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é justamente essa administração documental no meio eletrônico.

“Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos” (Fonte: Wikipedia)

Os programas que utilizam de GED provém de uma maneira a estruturar documentos desestruturados (como e-mails) e seu arquivamento de maneira correta através de formas como intranet (rede de computadores interna).

Todas essas ferramentas são maneiras a administrar o grande fluxo de informação e documentos que recebemos todos os dias. A Gestão Documental não é só uma boa prática mas sim uma profissão, tendo empresas especializadas na prática.

Para saber mais confira os links abaixo:

 http://www.ged.net.br/