Documento
pode ser definido pelo Michaelins
(Dicionário Online de Português) como 1 Dir Instrumento escrito que, por direito, faz
fé daquilo que atesta; escritura, título, contrato, certificado, comprovante. 2 Escrito ou impresso que fornece
informação ou prova. 3 Qualquer fato e tudo quanto possa
servir de prova, confirmação ou testemunho. 4 obsol Aquilo que ensina, que serve de
exemplo. 5 Escrito oficial de identificação
pessoal.
A discussão do que é documento, porém, é longa e
exaustiva. Vivemos na Era da Informação,
ou seja, sociedade que fornece uma quantidade exorbitante de dados em todos os
lugares, horas e meios. A discussão do que é Conhecimento e Informação já foi levantada aqui, mas afinal o que é um documento?
Documento é o registro de uma informação, seja ela de modo impresso ou digital. A
finalidade de seu registro é porque a informação é relevante para sua organização.
Um documento não se restringe a forma, dependendo de sua organização e
acervo um documento pode ter diferentes formas. Imaginemos que estamos falando
de uma cena de crime, um corpo não é
somente uma prova, mas também um documento autenticado pela organização (força
policial) que contém informação relevante.
A Gestão
Documental é uma pratica que teve inicio em Organizações para a separação
dos documentos (papelada) que as mesmas tinham, as organizando de maneira a
serem encontradas posteriormente, assim como o refugo do material que
não possuía mais importância.
A importância da Gestão Documental é facilmente
entendida, sendo que, se pensarmos que uma Organização depende de seus
documentos, que escrevem toda a sua história, sua gestão do que é relevante ou
não, assim como seu acesso, seu armazenamento e sua recuperação é papel básico
em seu sistema.
“A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por
exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não
estruturada (documentos) importante da organização.” (Fonte: Wikipedia)
O comentarista da rádio CBN, Carlos Julio, comenta a respeito do assunto, falando sobre o
surgimento da Gestão Documental e de formas como digitalização para a incorporação dos documentos físicos ao meio
eletrônico.
Ouça o comentário
do comentarista aqui.
O
GED (Gestão Eletrônica de
Documentos) é justamente essa administração documental no meio eletrônico.
“Gerenciamento eletrônico de
documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um
meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações
existentes em documentos” (Fonte: Wikipedia)
Os
programas que utilizam de GED provém de uma maneira a estruturar documentos
desestruturados (como e-mails) e seu arquivamento de maneira correta através de
formas como intranet (rede de
computadores interna).
Todas
essas ferramentas são maneiras a administrar o grande fluxo de informação e
documentos que recebemos todos os dias. A Gestão Documental não é só uma boa prática mas sim uma profissão,
tendo empresas especializadas na prática.
Para saber mais confira os links
abaixo:
Uma opção para a Gestão Documental, é a utilização do EV-Doc.
ResponderExcluirPois com ele é possível gerir as informações estratégicas de forma prática e intuitiva, visto que o mesmo tem o auxílio de profissionais especializados em Gestão Documental.
Clique e saiba mais:
http://www.estadovirtual.com.br/evdoc