Mariana Araújo, aluna de Biblioteconomia da FESPSP, trabalha com Gerenciamento Eletrônico de Documentos e explica por quê ele deve ser integrado à rotina de qualquer unidade de informação. Acompanhe:
GED –
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Quando houve a
necessidade de se registrar a informação, surgiu o documento, iniciou-se,
portanto este processo através de tabuinhas e conforme a evolução dos suportes
chegou ao conhecido e utilizado por muitos ainda hoje, o papel. O papel por si,
embora seja um suporte cômodo e prático para quem o utiliza na ocorrência de
grande volume, o armazenamento de tal material necessita de espaço e sua
recuperação pode tornar-se lenta.
Logo, numa
realidade em que organizações vivem envoltas a processos basicamente no suporte
papel, encontrou-se a necessidade em desenvolver métodos que facilitasse o
nível de guarda e recuperação desses documentos já que muitas vezes a busca não
era eficaz e útil, perdendo-se muito tempo.
Com isso,
através da tecnologia surgiu o GED, que significa Gerenciamento Eletrônico de
Documentos ou também Gestão Eletrônica de Documentos; podemos descrevê-lo como
um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar documentos em forma digital;
estes documentos podem ser encontrados de diversas formas como o papel,
microfilmes, filmagens, imagens, planilhas, entre tantos outros. Com o GED é
possível administrar, gerenciar documentos desde sua criação até seu
arquivamento e disponibilização.
O GED funciona
com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, implementa
categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e
controle sob níveis de segurança, fundamental para manutenção de informações e
conhecimentos de empresas. Todos esses documentos são digitalizados em
scanners especiais, depois conferidos e gravados.
Há profissionais
da informação que acreditam que a informação digital seja um bom aliado, mas há
aqueles que ainda pensam que possa ser um grande agente que impeça o usuário de
buscar as informações na sua forma original, o que não podemos negar que hoje
já é uma ação muito difícil.
Deve-se,
portanto levar em consideração que há uma série de vantagens dos documentos
digitais aos documentos físicos como redução dos custos de área utilizada,
cópias e custos com pessoal, segurança, controle, conservação do documento
original, acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente, entre
tantos que agregam possibilidades de recuperabilidade de informação. Embora
sendo uma ferramenta conhecida a algum tempo, é considerada uma ferramenta nova
e em evolução. Portanto, nós como profissionais da informação não devemos
ignorar, mas integrar tal ferramenta e aliá-la aos nossos serviços de modo a
trazer maiores benefícios tanto para os serviços de informação diminuindo
espaço e custo, quanto ao quê nosso usuário busca e precisa recuperar.
Fonte:
Site Amaze Informática http://www.amazeinfo.com.br/#!
Mariana
Araujo Gomes – 3º semestre, noturno.
Trabalha
na empresa Amaze Informática Ltda, que disponibiliza produtos como implantação
de GED/ECM, Serviços de Digitalização, Treinamentos e Consultorias.
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